Koppel Go Getter met Octopus

Hoe koppel ik Go Getter met Octopus

In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en Octopus.

Octopus ondersteund vandaag alleen UBL import.

Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken? :

Go Getter Accountancy module
Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden

De koppeling tot stand brengen:

Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”

Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.

Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).

Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.

De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.

Klik op “Volgende”

Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.

Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.

Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.

De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.

Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.

Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!

Na het aanpassen van de instellingen druk je op “volgende”
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
Druk op “bewaren”

Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.

Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
Klik op download om de UBL bestanden in zip formaat te downloaden.

Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.

De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door Octopus gevonden kunnen worden.

Zorg ervoor dat de bestandslocatie waar je de bestanden zet, overeenkomt met de bestandslocatie die in de UBL import van Octopus staat (zie hieronder).

Hoe open je een zip-bestand?

UBL-bestanden importeren in Octopus

Voor het importeren van UBL-bestanden in Octopus gelden er enkele voorwaarden:
- Het BTW-nummer op de geïmporteerde factuur moet overeenstemmen met het BTW-nummer van het dossier waarin de import uitgevoerd wordt.
- Voor de factuurdatum van de geïmporteerde factuur moet in het dossier waarin de import uitgevoerd wordt het juiste boekjaar/periode aanwezig zijn.
- Eventueel nog niet bestaande relaties zullen op basis van de informatie verstrekt in de elektronische factuur worden aangemaakt.
- Xml-bestanden dienen eerst in DMS Import Viewer te worden geplaatst.

Voor meer informatie over hoe je xml-bestanden in DMS Import Viewer plaatst, klik hier.

Nadat je documenten in de import viewer hebt geplaatst, start de verwerking via het menu "Boekhouding" - "Importeer elektronische facturen".
In onderstaand voorbeeld zie je hoe een xml-bestand van een verkoopfactuur wordt verwerkt tot een verkoopboeking.
Selecteer eerst het dagboek waarin de boekingen moeten worden gecreëerd (1).
De ingelezen bestanden worden getoond in (2).
De details van de factuur zie je in (3).
Klik op "Uitvoeren" (4) voor het aanmaken van de verkoopboeking.

Indien er fouten worden gevonden in het xml-bestand zal dit aangegeven worden.
Na het correct uitvoeren van de verwerking kan je de boeking bekijken in de beschikbare lijsten of in het boekingsscherm.
Hieronder zie je een voorbeeld van een aangemaakte verkoopboeking op basis van een ingelezen xml-bestand.