Dans l'article ci-dessous, nous examinons de plus près le lien entre Go Getter et Octopus.
Octopus ne supporte aujourd'hui que les importations UBL.
De quoi avez-vous besoin pour utiliser cette intégration ?
- Nom du logiciel comptable utilisé par votre comptable
- La fréquence d'envoi des factures
- L'adresse électronique à laquelle les factures doivent être envoyées
Établir le lien :
- Naviguez vers le panneau d'administration
- Cliquez sur la section "intégrations".
- Pour l'intégration UBL, sélectionnez "configurer".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Indiquez ici une date de début (toutes les factures à partir de cette date seront exportées).
- Sous Version UBL, sélectionnez le progiciel comptable adéquat.
La version de l'UBL dépend de la version supportée par le programme de comptabilité dans lequel les UBL doivent être lues. Vous pouvez toujours consulter votre comptable ou les concepteurs du logiciel de comptabilité à ce sujet.
- Cliquez sur "Suivant".
Sur l'écran suivant, vous avez le choix entre une exportation manuelle ou automatique, nous choisissons l'exportation automatique.
Si vous choisissez l'option automatique, vous ne devez plus effectuer ce suivi et votre comptable recevra les factures à chaque période.
- Ajustez la fréquence des exportations. Celle-ci peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Si vous choisissez hebdomadaire ou mensuel, vous pouvez également spécifier le jour où l'exportation doit être effectuée.
La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.
Notez que les déclarations de TVA pour les déclarations mensuelles doivent être effectuées avant le 16, donnez donc à votre comptable le temps de les préparer.
Par exemple, une bonne pratique consiste à exporter le 5 du mois suivant. N'oubliez pas de cocher la case pour que seules les factures du mois précédent soient envoyées !
- Après avoir réglé les paramètres, appuyez sur "suivant".
- La dernière étape consiste à saisir l'adresse électronique à laquelle l'exportation doit être envoyée.
- Appuyez sur "enregistrer"
Si vous avez suivi les étapes correctement, vos factures sortantes seront maintenant automatiquement envoyées à votre comptable.
- Après avoir effectué les étapes précédentes, vous recevrez l'e-mail ci-dessous dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur download pour télécharger les fichiers UBL au format zip.
- Cliquez sur ce fichier pour que les documents soient extraits.
Les UBL dans le fichier zip doivent être placées au bon endroit afin qu'elles puissent être trouvées par Octopus.
Importer des fichiers UBL dans Octopus
- L'importation de fichiers UBL dans Octopus est soumise à certaines conditions :
- Le numéro de TVA de la facture importée doit correspondre au numéro de TVA du fichier dans lequel l'importation est effectuée.
- Pour la date de la facture importée, l'année/période fiscale correcte doit être présente dans le fichier dans lequel l'importation est effectuée.
- Les relations qui n'existent pas encore seront créées sur la base des informations fournies dans la facture électronique.
- Les fichiers Xml doivent d'abord être placés dans DMS Import Viewer.
Pour plus d'informations sur la manière de placer des fichiers xml dans DMS Import Viewer, cliquez ici.
- Après avoir placé les documents dans le visualiseur d'importation, le traitement commence via le menu "Comptabilité" - "Importer des factures électroniques".
- L'exemple ci-dessous montre comment un fichier xml d'une facture de vente est transformé en une écriture de vente.
- Sélectionnez d'abord le journal dans lequel les écritures doivent être créées (1).
- Les fichiers lus sont indiqués en (2).
- Les détails de la facture sont repris dans (3).
- Cliquez sur "Exécuter" (4) pour créer l'écriture de vente.
- Si des erreurs sont détectées dans le fichier xml, elles seront indiquées.
- Après un traitement correct, vous pouvez visualiser la réservation dans les listes disponibles ou dans l'écran de réservation.
- Vous trouverez ci-dessous un exemple de réservation de vente créée sur la base d'un fichier xml lu.
