Koppel Go Getter met Yuki

Hoe koppel ik Go Getter met Yuki

In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en Yuki.

Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken?:

Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden

De koppeling tot stand brengen:

Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”

Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.

Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).
Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.

De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.

Klik op “Volgende”

Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.

Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.

Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.

De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.

Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.

Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!

Na het aanpassen van de instellingen druk je op “Volgende”
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
Druk op “bewaren”

Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.

Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
Klik op download om de UBL-bestanden in zip formaat te downloaden.
Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.

De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door Yuki gevonden kunnen worden.

Hoe open je een zip-bestand?

UBL-bestanden importeren in Yuki

Yuki herkent de UBL-factuur en zorgt er voor dat de pdf en UBL samen worden verwerkt zonder dubbele facturen te maken.

Yuki kan zelfs met behulp van IDR-technologie de UBL-facturen uitsplitsen tot op regelniveau (factuurregels). Deze IDR-technologie zit standaard in Yuki.

Indien je van een bepaalde relatie UBL-/e-fff facturen ontvangt, dien je een aantal instellingen te doorlopen.

Document instellen:

Zoek de relatie op waarvoor je UBL-facturen ontvangt en ga naar de "Standaardwaarden".
Kies in het nieuwe scherm voor "Uitgebreid".
Klik op "+ Document".
Vul de gegevens in zoals beschreven bij "Document verwerkingsregels".
Vul bij "Afhandelen" de gewenste optie in.

Wanneer je de optie "Altijd automatisch verwerken" aanduidt, wordt dit automatisch verwerkt. Kies je echter voor de optie "Indien historie betrouwbaar", zal Yuki de boekingen de eerste keren voorstellen zoals bij de reguliere OCR-herkenning.

De grootboekrekening die je gekozen hebt als output in deze eerste stap, is de hoofdrekening waarop geboekt wordt. Indien het xml-bestand meerdere grootboekrekeningen bevat, kan je via stap 2 instellen hoe deze verwerkt moeten worden. Yuki gaat dan telkens de bedragen afnemen van de hoofdrekening en toewijzen aan de bijkomende herkende regels. Indien er onvoldoende informatie beschikbaar is, kiest Yuki zijn standaard ingestelde grootboekrekeningen van de standaardwaarden.

UBL-regel instellen:

Kies bij UBL-artikelcode "is gelijk aan" en vul hier de artikelcode of omschrijving in die je gevonden hebt in het xml-bestand.
Kies de gewenste output (grootboekrekening en btw-type).

Herhaal stap 2 totdat je elke opgemerkte grootboekrekening gedefinieerd hebt.
Vanaf de eerstvolgende aanlevering zullen de ingevoerde instellingen van toepassing zijn.

Om bij verkoopfacturen regels aan te maken die voor alle klanten gelden, ga je als volgt te werk:

Ga naar "Relaties" in de Yuki omgeving.
Klik links in het menu op "Standaardwaarden".
Volg verder de stappen zoals bij de aankoopfacturen, maar laat bij het type verkoopfactuur het veld "relatie" blanco.

Import van UBL-bestanden:

Wanneer je werkt met UBL-facturen die een embedded (ingevoegde) pdf bevatten, kan je deze ontvangen via e-mail (door jezelf of leveranciers) op het e-mailadres van je administratie(s), via Dropbox/Google Drive of je kan ze manueel uploaden.
Indien je werkt met UBL-facturen waarvan de UBL-factuur en het pdf-bestand losse attachments zijn, kan je deze ontvangen via e-mail (door jezelf of leveranciers) op het e-mailadres van je administratie(s), via Dropbox/Google Drive of je kan ze manueel uploaden.
Je kan er ook voor kiezen om de UBL-facturen automatisch in Yuki te uploaden via een koppeling (Sales webservice) of via het Peppol netwerk.