Dans l'article ci-dessous, nous examinons de plus près le lien entre Go Getter et Yuki.
De quoi avez-vous besoin pour utiliser cette intégration ?
- Nom du logiciel comptable utilisé par votre comptable
- La fréquence d'envoi des factures
- L'adresse électronique à laquelle les factures doivent être envoyées
Établir le lien :
- Naviguez vers le panneau d'administration
- Cliquez sur la section "intégrations".
- Pour l'intégration UBL, sélectionnez "configurer".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Indiquez ici une date de début (toutes les factures à partir de cette date seront exportées).
- Sous Version UBL, sélectionnez le progiciel comptable adéquat.
La version de l'UBL dépend de la version supportée par le programme de comptabilité dans lequel les UBL doivent être lues. Vous pouvez toujours consulter votre comptable ou les concepteurs du logiciel de comptabilité à ce sujet.
- Cliquez sur "Suivant".
Sur l'écran suivant, vous avez le choix entre une exportation manuelle ou automatique, nous choisissons l'exportation automatique.
Si vous choisissez l'option automatique, vous ne devez plus effectuer ce suivi et votre comptable recevra les factures à chaque période.
- Ajustez la fréquence des exportations. Celle-ci peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Si vous choisissez hebdomadaire ou mensuel, vous pouvez également spécifier le jour où l'exportation doit être effectuée.
La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.
Notez que les déclarations de TVA pour les déclarations mensuelles doivent être effectuées avant le 16, donnez donc à votre comptable le temps de les préparer.
Par exemple, une bonne pratique consiste à exporter le 5 du mois suivant. N'oubliez pas de cocher la case pour que seules les factures du mois précédent soient envoyées !
- Après avoir réglé les paramètres, appuyez sur "suivant".
- La dernière étape consiste à saisir l'adresse électronique à laquelle l'exportation doit être envoyée.
- Appuyez sur "enregistrer"
Si vous avez suivi les étapes correctement, vos factures sortantes seront maintenant automatiquement envoyées à votre comptable.
- Après avoir effectué les étapes précédentes, vous recevrez l'e-mail ci-dessous dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur download pour télécharger les fichiers UBL au format zip.
- Cliquez sur ce fichier pour que les documents soient extraits.
Les UBL dans le fichier zip doivent être placées au bon endroit afin qu'elles puissent être trouvées par Yuki.
Importation de fichiers UBL dans Yuki
- Yuki reconnaît la facture UBL et veille à ce que le pdf et l'UBL soient traités ensemble sans créer de factures en double.
Yuki kan zelfs met behulp van IDR-technologie de UBL-facturen uitsplitsen tot op regelniveau (factuurregels). Deze IDR-technologie zit standaard in Yuki.
- Si vous recevez des factures UBL/e-fff d'une relation particulière, vous devez procéder à quelques réglages.
- Recherchez la relation pour laquelle vous recevez des factures UBL et allez dans "Valeurs par défaut".
- Dans le nouvel écran, choisissez "Avancé".
Cliquez sur "+ Document". - Complétez les détails comme décrit sous "Règles de traitement des documents".
- Sous "Traitement", introduisez l'option souhaitée.
Si vous sélectionnez l'option "Toujours traiter automatiquement", le traitement se fera automatiquement. Cependant, si vous choisissez l'option "Si l'historique est fiable", Yuki présentera les entrées la première fois comme avec une reconnaissance OCR normale.
Le compte du grand livre que vous avez choisi comme sortie lors de cette première étape est le compte principal sur lequel les écritures seront passées. Si le fichier xml contient plusieurs comptes généraux, vous pouvez définir la manière dont ils doivent être traités à l'étape 2. Yuki prendra alors à chaque fois les montants du compte principal et les affectera aux lignes reconnues supplémentaires. Si les informations disponibles sont insuffisantes, Yuki choisira ses comptes généraux par défaut à partir des valeurs par défaut.
Définir la ligne UBL :
- Sous Code article UBL, choisissez "est égal à" et entrez le code article ou la description que vous avez trouvée dans le fichier xml.
- Sélectionnez l'édition souhaitée (compte du grand livre et type de TVA).
- Répétez l'étape 2 jusqu'à ce que vous ayez défini chaque compte de grand livre noté.
- Les paramètres définis s'appliqueront à partir de la prochaine soumission.
Pour créer des règles pour les factures de vente qui s'appliquent à tous les clients, procédez comme suit :
Allez dans "Relations" dans l'environnement Yuki.
Cliquez sur "Valeurs par défaut" dans le menu de gauche.
Suivez les mêmes étapes que pour les factures d'achat, mais laissez le champ "relation" vide pour le type de facture de vente.
Importation de fichiers UBL :
- Si vous travaillez avec des factures UBL qui contiennent un pdf intégré (inséré), vous pouvez les recevoir par e-mail (par vous-même ou par vos fournisseurs) à l'adresse e-mail de votre/vos administration(s), via Dropbox/Google Drive ou vous pouvez les télécharger manuellement.
- Si vous travaillez avec des factures UBL pour lesquelles la facture UBL et le fichier pdf sont des pièces jointes séparées, vous pouvez les recevoir par e-mail (par vous-même ou par vos fournisseurs) à l'adresse e-mail de votre/vos administration(s), via Dropbox/Google Drive ou vous pouvez les télécharger manuellement.
- Vous pouvez également choisir de télécharger automatiquement les factures UBL dans Yuki via un lien (service web de vente) ou via le réseau Peppol.