In dit artikel bespreken we hoe u uw klant een betalingsherinnering kan sturen via Go Getter.
Allereerst is het belangrijk alle instellingen omtrent de herinneringen te bepalen. Hiervoor klik je op Admin.
Vervolgens klik je op Betalingstermijn.
Hierna kom je op het tabblad met alle instellingen omtrent de betalingstermijn. Voor deze handleiding zullen we ons focussen op de sectie herinneringen. Deze vind je rechtsonder op de pagina.
Scroll naar beneden om alle instellingen omtrent de herinneringen te overzien.
Je kan per herinnering het volgende aanpassen:
- Actief: Dit betekent of je deze herinnering in werking laat treden of niet.
- Herinnering interval: Het aantal dagen tussen de herinneringen.
- Kosten: U kan uw klant een additionele kost aanrekenen voor de laattijdige betaling.
- Sturen via: Je kan opteren de herinnering via e-mail, telefoon of post te sturen.
- E-mail automatisch versturen: Je kan het automatisch versturen of manueel.
- Originele factuur bijvoegen: Je kan de originele factuur die niet betaald werd aan de herinnering toevoegen.
Je kan ook een nieuwe herinnering toevoegen.
Voor deze herinnering kan je wederom dezelfde aanpassingen maken.
Je kan 3 verschillende herinnering mail templates opmaken. Je kan deze 3 herinneringsfases configureren naar eigen werkwijzen.
Betaling interest
Je kan de Betaling interest in dit tabblad ook aanpassen. De interest wordt uitgedrukt per jaar. Je kan ook instellen vanaf welke herinnering deze berekening begint te lopen.
Het interest percentage is een jaarlijks percentage. Om de interest te berekenen voor een factuur zal Go Getter dit percentage van het achterstallig bedrag nemen.
Vervolgens wordt dit bedrag door 365 dagen gedeeld en vermenigvuldigd met het aantal dagen dat de factuur zijn betalingstermijn overschreden heeft.
Bevoorbeeld:
Je stelt de interest in op 20% en de onbetaalde factuur bedraagt 100 euro. Dan zal er per jaar dat de klant te laat is 20 euro aangerekend worden. Stel dat de klant een half jaar te laat is met de betaling wordt er 10 euro aangerekend.
Herinneringen
Het overzicht van alle verstuurde herinneringen kan je terug vinden onder Betalingen en vervolgens inkomsten.
De herinneringen vind je in het tweede tabblad.
In dit tabblad krijg je een overzicht van alle klanten die hun factuur nog niet betaald hebben na de vervaldag. Je ziet ook exact hoeveel dagen verstreken zijn sinds de vervaldatum en in welke fase van herinnering het document zich bevindt.
Als je de klant een herinnering wilt sturen, klik je simpelweg op de drie bolletjes aan het einde van de regel. Hiermee wordt het actiemenu geopend, waarin je de optie hebt om een herinnering te versturen.
Het versturen van een herinnering kan op drie verschillende manieren gebeuren: e-mail, Post en Telefoon. Bovenaan kan je de herinneringen filteren op de verschillende soorten.
Indien de herinnering via e-mail gestuurd wordt, krijg je het volgende scherm. Er wordt een conceptmail voorgesteld, maar je hebt altijd de mogelijkheid om deze aan te passen naar wens.
Als de herinnering per post wordt verzonden, wordt automatisch een pdf-bestand gedownload dat je kunt afdrukken en per post kunt versturen.
Als de herinnering telefonisch moet worden verstuurd, ben je zelf verantwoordelijk voor het bellen van de klant. Als je op 'Herinnering versturen' klikt, wordt de herinnering alleen afgevinkt als verstuurd, maar het bellen van de klant moet je zelf doen.