Dans l'article ci-dessous, nous examinons de plus près le lien entre Go Getter et Venice.
Venice ne supporte aujourd'hui qu'une importation UBL.
De quoi avez-vous besoin pour utiliser cette intégration ?
- Nom du logiciel comptable utilisé par votre comptable
- La fréquence d'envoi des factures
- L'adresse électronique à laquelle les factures doivent être envoyées
Établir le lien :
- Naviguez vers le panneau d'administration
- Cliquez sur la section "intégrations".
- Pour l'intégration UBL, sélectionnez "configurer".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Indiquez ici une date de début (toutes les factures à partir de cette date seront exportées).
- Sous Version UBL, sélectionnez le progiciel comptable adéquat.
La version de l'UBL dépend de la version supportée par le programme de comptabilité dans lequel les UBL doivent être lues. Vous pouvez toujours consulter votre comptable ou les concepteurs du logiciel de comptabilité à ce sujet.
- Cliquez sur "Suivant".
Sur l'écran suivant, vous avez le choix entre une exportation manuelle ou automatique, nous choisissons l'exportation automatique.
Si vous choisissez l'option automatique, vous ne devez plus effectuer ce suivi et votre comptable recevra les factures à chaque période.
- Ajustez la fréquence des exportations. Celle-ci peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Si vous choisissez hebdomadaire ou mensuel, vous pouvez également spécifier le jour où l'exportation doit être effectuée.
La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.
Notez que les déclarations de TVA pour les déclarations mensuelles doivent être effectuées avant le 16, donnez donc à votre comptable le temps de les préparer.
Par exemple, une bonne pratique consiste à exporter le 5 du mois suivant. N'oubliez pas de cocher la case pour que seules les factures du mois précédent soient envoyées !
- Après avoir réglé les paramètres, appuyez sur "suivant".
- La dernière étape consiste à saisir l'adresse électronique à laquelle l'exportation doit être envoyée.
- Appuyez sur "enregistrer"
Si vous avez suivi les étapes correctement, vos factures sortantes seront maintenant automatiquement envoyées à votre comptable.
- Après avoir effectué les étapes précédentes, vous recevrez l'e-mail ci-dessous dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur download pour télécharger les fichiers UBL au format zip.
- Cliquez sur ce fichier pour que les documents soient extraits.
Les UBL dans le fichier zip doivent être placées au bon endroit afin qu'elles puissent être trouvées par l'Office M.
Importation de fichiers UBL dans Venice
Fichier UBL valide :
- Lors de l'importation de factures de vente, il est important de vérifier d'abord les paramètres auxquels le fichier UBL doit répondre. Pensez ici à la reprise du compte de produits, des numéros de clients, ...
- Le fichier UBL doit également avoir un identifiant unique. Il s'agit de la balise <cbc:ID></cbc:ID> dans le fichier UBL et du champ "Sales.Identification goods document" dans le module "Sales".
- Si le fichier ne répond à aucune des caractéristiques ci-dessus, vous obtiendrez le message suivant. Venise ne pourra alors pas copier correctement toutes les informations dans le système.
Importation de factures de vente dans Venise :
Les numéros de clients ne sont pratiquement jamais repris dans les fichiers UBL. Lors de la lecture des fichiers UBL, vous n'aurez aucun problème avec les clients existants, car ils sont reconnus grâce au numéro de TVA. En revanche, les nouveaux clients seront ajoutés et se verront automatiquement attribuer un numéro dans Venice. Ce numéro ne correspondra pas toujours au numéro de votre progiciel externe lorsque le client est déjà connu avec son propre numéro. Si vous souhaitez que les numéros de clients correspondent dans les deux progiciels, il est donc important de toujours vous assurer que vos clients sont à jour dans Venice (par saisie manuelle ou par une importation séparée) AVANT de commencer à importer des fichiers UBL.
- Allez dans "Start" - "Boekhouding" - "Verkopen" - "Tab Extra" - "Importeren UBL".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Dans le chemin, entrez l'endroit où vous avez sauvegardé les fichiers UBL.
- Venice va maintenant passer en revue tous les fichiers du chemin en question. Le programme indique combien de fichiers se trouvent dans le chemin et combien d'entre eux sont valides. Il indique également s'il y a des ventes qui dépassent l'exercice en cours ou qui ont déjà été importées. S'il y a des fichiers non valides, cela sera signalé.
- Ensuite, vous devez spécifier comment la numérotation doit être déterminée dans Venice.
- Dans l'écran ci-dessus, vous pouvez voir que Venice n'a pas pu déterminer un numéro pour les ventes à importer. A l'endroit où le numéro de document est indiqué, il y a un " ?".
- Lorsque ce problème survient, allez dans "Paramètres" et définissez comment les numéros de documents doivent être déterminés dans Venise.
- Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir que les numéros de documents dans le fichier UBL sont structurés comme suit 20199999 (8 positions). Dans Venice, un numéro de document peut contenir un maximum de 6 positions. Comme les ventes sont numérotées par exercice, il n'est pas nécessaire de lire l'exercice dans le numéro de document.
- Vous allez donc lire à partir de la position 5 et adopter 4 positions. Ainsi, la facture externe numéro 20190362 sera lue dans Venise comme 2019 000,362.
Si vous ne souhaitez pas adopter la numérotation externe, cochez automatiquement.
- La détermination du journal dans lequel les factures et les notes de crédit seront créées peut se faire de deux manières. Vous pouvez copier certaines positions de l'identification dans le fichier ou vous pouvez proposer un journal fixe pour les factures et les notes de crédit. Dans l'exemple ci-dessus, un journal fixe a été choisi.
- Ensuite, il faut introduire le compte de produit sur lequel les ventes doivent être comptabilisées. En effet, le progiciel externe ne peut pas déterminer le compte de vente sur lequel vous souhaitez passer l'écriture.
- Appuyez sur "Bewaren" pour sauvegarder les paramètres. Vous revenez à la boîte de dialogue d'origine.
- Cliquez sur le bouton "Importeren" pour lancer l'importation.
L'importation se fait en 3 étapes :
Étape 1 : Les fichiers UBL sont extraits et copiés dans un dossier de travail temporaire.
Étape 2 : Les documents sont soumis à une série de contrôles pour vérifier s'il s'agit d'un fichier UBL valide, si le document concerne le dossier en cours (sur la base du numéro d'entreprise) et si le document n'a pas été importé auparavant (sur la base de l'identification du document de vente).
Étape 3 : Si tous les fichiers UBL proposés sont valides, l'importation commence.
- Un document de vente est maintenant créé pour chaque fichier UBL.
Indien de klant waarvoor het document werd opgemaakt, nog niet bestaat, dan zal de klant aangemaakt worden. Hiervoor zal het programma eerst een controle uitvoeren op basis van het ondernemingsnummer, vervolgens op basis van het bankrekeningnummer en als laatste wordt gecontroleerd op de combinatie firmanaam, straat, postcode en gemeente.
- Si certaines situations se produisent pendant l'importation (par exemple, mesure 0%, création d'un client, ...) Venice le mentionnera dans le bloc d'information du document de vente. Ainsi, si vous ajoutez la colonne "Information" à la feuille de travail, vous pouvez voir les commentaires pour chaque document.
- Le document électronique est ensuite déplacé dans le dossier <année scolaire> ventes> sous le dossier de fichiers. Le fichier est également renommé. Il reçoit un nom faisant référence au document inscrit <journal> <numéro du document>. Dans "Image du chemin", le chemin d'accès au document électronique est sauvegardé.
Vous pouvez toujours modifier les factures de vente importées. Pour plus d'informations, cliquez ici.