Koppel Go Getter met Venice

Hoe koppel ik Go Getter met Venice

In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en Venice.
Go Getter ondersteund vandaag alleen een UBL import.

Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken?:

• Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt

• De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden

• Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden

De koppeling tot stand brengen:

• Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”

• Selecteer bij de UBL integratie “configureer”

• Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.

• Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).

• Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket. 

• Klik op “Volgende”

Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.

 

 

• Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.

• Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.

De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.

Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.

Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!

• Na het aanpassen van de instellingen druk je op “Volgende”

• Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.

• Druk op “bewaren”

  
   

Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.

• Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.

• Klik op download om de UBL-bestanden in zip formaat te downloaden.

  

• Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.

De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door Venice gevonden kunnen worden.

Hoe open je een zip-bestand?

UBL-bestanden importeren in Venice

Geldig UBL-bestand:

• Bij het importeren van verkoopfacturen is het belangrijk om eerst de parameters na te kijken waaraan het UBL-bestand moet voldoen. Denk hierbij aan het overnemen van omzetrekening, klantennummers, ... 

• Het UBL-bestand dient ook een unieke ID te hebben. Het gaat over de tag <cbc:ID></cbc:ID> in het UBL- bestand en over het veld "Verkoop.Identificatie goederendocument" in de module "Verkopen".

• Indien het bestand niet aan één van de bovengenoemde kenmerken voldoet, zal je onderstaande melding krijgen. Venice zal dan niet in staat zijn om alle info correct over te nemen in het systeem. 

Verkoopfacturen importeren in Venice:

• Ga naar "Start" - "Boekhouding" - "Verkopen" - "Tab Extra" - "Importeren UBL". 

• Onderstaand scherm zal verschijnen. 

• Geef in het pad de locatie in waar je de UBL-bestanden hebt bewaard.
• Venice zal nu alle bestanden in het betrokken pad overlopen. Het programma zal melden hoeveel bestanden er in het pad staan en hoeveel daarvan geldig zijn. Tevens zal ook worden gemeld of er eventueel verkopen zijn die buiten het huidige boekjaar vallen of die reeds geïmporteerd werden. Indien er ongeldige bestanden zijn, dan wordt dit gemeld.
• Vervolgens dien je aan te geven hoe de nummering in Venice moet worden bepaald. 
• In het scherm hierboven zie je dat Venice geen nummer kon bepalen voor de te importeren verkopen. Op de plaats waar het documentnummer wordt getoond, staat een ‘?’.
• Wanneer dit probleem zich voordoet, ga je naar "Parameters" en definieer je hoe de documentnummers in Venice moeten worden bepaald.
• In het voorbeeld hieronder zie je dat de documentnummers in het UBL-bestand als volgt zijn opgebouwd 20199999 (8 posities). In Venice kan een documentnummer maximaal 6 posities bevatten. Aangezien de verkopen per boekjaar worden genummerd, hoef je het boekjaar niet in te lezen in het documentnummer.

• Je gaat dus vanaf positie 5 inlezen en 4 posities overnemen. Het externe factuurnummer 20190362 zal in Venice dus als 2019 000.362 worden ingelezen. 

• Het dagboek bepalen waar de facturen en de creditnota’s aangemaakt zullen worden, kan op twee manieren. Je kan bepaalde posities overnemen uit de identificatie in het bestand of je kan een vast dagboek voorstellen voor facturen en creditnota’s. In het voorbeeld hierboven is gekozen voor een vast dagboek.
• Vul vervolgens de omzetrekening in waarop de verkopen dienen te worden geboekt. Het externe pakket kan immers niet bepalen op welke omzetrekening je wenst te boeken.  

• Druk op "Bewaren" om de instellingen op te slaan. Je komt nu weer in het oorspronkelijke dialoogvenster terecht.

• Druk op de knop "Importeren" om de import te starten.

• Voor elk UBL-bestand wordt nu een verkoopdocument aangemaakt. 

• Indien er zich tijdens de import bepaalde situaties voordoen (vb. maatstaf 0%, aanmaak van een klant, ...) dan zal Venice dit noteren in het infoblok van het verkoopdocument. Indien je dus de kolom "Informatie" aan het werkblad toevoegt, kan je voor elk document eventuele commentaren zien.

• Vervolgens wordt het elektronisch document verplaatst naar de map <boekjaar>\esales> onder de dossiermap. Het bestand wordt ook hernoemd. Het krijgt een naam die verwijst naar het ingeschreven document <dagboek> <documentnummer>. In "Pad afbeelding" wordt het pad naar het elektronisch document bewaard.