La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.Dans l'article ci-dessous, nous examinons de plus près le lien entre Go Getter et Expert/M.
Aujourd'hui, Expert M ne supporte que l'importation d'UBL.
De quoi avez-vous besoin pour utiliser cette intégration?:
- Nom du logiciel comptable utilisé par votre comptable
- La fréquence d'envoi des factures
- L'adresse électronique à laquelle les factures doivent être envoyées
Établir le lien :
Naviguez vers le panneau d'admin
Cliquez sur la section "intégrations"
Pour l'intégration UBL, sélectionnez "configurer".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Indiquez ici une date de début (toutes les factures à partir de cette date seront exportées).
- Sous Version UBL, sélectionnez le progiciel comptable adéquat.
La version de l'UBL dépend de la version supportée par le programme de comptabilité dans lequel les UBL doivent être lues. Vous pouvez toujours consulter votre comptable ou les concepteurs du logiciel de comptabilité à ce sujet.
- Cliquez sur "Suivant"
Sur l'écran suivant, vous avez le choix entre une exportation manuelle ou automatique, nous choisissons l'exportation automatique.
Si vous choisissez l'option automatique, vous ne devez plus effectuer ce suivi et votre comptable recevra les factures à chaque période.
- Ajustez la fréquence des exportations. Celle-ci peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Si vous choisissez hebdomadaire ou mensuel, vous pouvez également spécifier le jour où l'exportation doit être effectuée.
La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.
Notez que les déclarations de TVA pour les déclarations mensuelles doivent être effectuées avant le 16, donnez donc à votre comptable le temps de les préparer.
Par exemple, une bonne pratique consiste à exporter le 5 du mois suivant. N'oubliez pas de cocher la case pour que seules les factures du mois précédent soient envoyées!
- Après avoir réglé les paramètres, cliquez sur "Suivant".
- La dernière étape consiste à saisir l'adresse électronique à laquelle l'exportation doit être envoyée.
- Appuyez sur "sauvegarder".
Si vous avez suivi les étapes correctement, vos factures sortantes seront maintenant automatiquement envoyées à votre comptable.
-
Après avoir effectué les étapes précédentes, vous recevrez l'e-mail ci-dessous dans votre boîte de réception.
-
Cliquez sur download pour télécharger les fichiers UBL au format zip.
- Cliquez sur ce fichier pour que les documents soient extraits.
Les UBLs dans le fichier zip doivent être placées au bon endroit afin qu'elles puissent être trouvées par Allegro.
Veillez à ce que l'emplacement où vous placez les fichiers corresponde à celui indiqué dans l'assistant d'importation UBL d'Expert/M (voir ci-dessous).
Importation de fichiers UBL dans Expert/M
Emplacement du fichier:
- Ouvrez Expert/M. Allez dans "Extra" - "Importer des applications externes" - "Importer UBL".
- La fenêtre "Emplacement du fichier" s'ouvre sur votre écran.
- L'assistant affiche d'abord un écran de bienvenue. Après avoir cliqué sur "Next", l'écran qui s'affiche vous permet de sélectionner l'emplacement du fichier UBL. Soit vous sélectionnez un dossier entier (option File location) : tous les fichiers UBL situés dans ce dossier seront importés. Soit vous sélectionnez un seul fichier.
- Cliquez sur "Suivant".
Journaux intimes:
- Het onderstaande scherm zal verschijnen.
- Cet écran vous permet de définir l'exercice, la période comptable, la période de TVA et les agendas que vous souhaitez enregistrer. Les agendas que vous avez configurés précédemment et la période comptable et de TVA actuelle d'Expert/M Plus seront automatiquement proposés ici. Vous pouvez encore les modifier. Vous pouvez sélectionner toutes les périodes, tous les journaux d'achats et de ventes déjà créés dans Expert/M Plus.
- Vous pouvez également choisir l'option Traitement par lots. De cette manière, vous ne devrez pas confirmer à chaque fois dans l'écran de confirmation, mais tous les documents (= les documents sans avertissements ou erreurs) seront traités immédiatement (voir ci-dessous).
- Cliquez sur "Suivant".
Si vous avez choisi "Emplacement du fichier" à l'étape de l'image précédente et que vous allez donc importer un dossier contenant plusieurs documents, vous devez vous assurer que tous ces documents peuvent être transmis avec ces paramètres. En effet, les choix que vous faites dans cet écran sont définitifs une fois que vous avez commencé le traitement.
Déplacer des fichiers :
- L'écran ci-dessous apparaît. Vous pouvez ici déterminer ce que vous voulez faire avec les fichiers UBL traités.
- Il existe une distinction entre la lecture en cas de succès et la lecture en cas d'erreur. Tant en cas de traitement réussi qu'en cas d'erreur, vous pouvez choisir de déplacer les fichiers ou de les laisser. En cas de traitement réussi, vous avez également la possibilité de supprimer les fichiers.
- Si vous êtes sûr de vos paramètres, choisissez "Suivant". Un autre écran s'affiche, dans lequel vous pouvez confirmer en cliquant sur "Démarrer le traitement".
- Si vous importez un fichier dont le client/fournisseur n'existe pas encore dans Expert/M Plus ou dont le numéro d'entreprise ou le nom et l'adresse n'ont pas été trouvés, vous obtiendrez un aperçu des clients/fournisseurs existant déjà dans Expert/M Plus et vous devrez choisir entre "Créer un nouveau client/fournisseur" et "Lier" (avec un client/fournisseur existant).
- Vous accédez ensuite à l'écran de traitement des documents.
Écran de traitement des documents :
- Dans l'écran de traitement des documents, vous pouvez encore effectuer un nombre limité d'ajustements avant que le document ne soit transmis à Expert/M Plus achats/ventes. Un aperçu de la facture ou de la note de crédit en question vous est également présenté.
- Champs modifiables dans les achats : date, échéance, votre référence, notre référence, OGM, taux (devise étrangère uniquement), compte général, VatCode, pourcentage de TVA et grille de TVA (en fonction du compte général).
- L'option "Comptabiliser CN positif" apparaît pour un achat à côté du champ "Type de document" si vous importez une note de crédit d'achat.
- Champs modifiables pour les ventes : date, échéance, votre référence, notre référence, OGM, taux (uniquement pour les devises étrangères), compte général, VatCode, TVA.
Messages d'erreur possibles qui peuvent s'afficher à l'écran :
- Si vous cliquez sur "annuler" lors de l'importation d'un dossier contenant plusieurs documents, l'importation du document actuel sera annulée, mais tous les documents suivants de la sélection seront également annulés. Les documents déjà confirmés le resteront et auront été transférés dans Expert/M Plus. Pour éviter cela, il est préférable d'utiliser le "traitement en groupe".
- Si l'aperçu avant impression (format pdf) est ouvert en haut de l'écran de traitement des documents plutôt qu'à côté de l'écran de traitement des documents, vous obtiendrez le message sur le rapport d'état lors du transfert vers Expert/M Plus que le pdf est déjà utilisé par une autre application. Le document sera repris dans Expert/M Plus, mais si vous choisissez "Ouvrir pièce jointe" dans la saisie des achats/ventes, il y aura à nouveau un message d'erreur.
- Vous devez donc procéder aux réglages suivants dans Adobe Reader : choisissez Edition - Préférences - Internet, sélectionnez Afficher le PDF dans le navigateur et cliquez sur OK.
- Si vous travaillez avec la version XI d'Adobe Reader, vous devez suivre ce chemin : Choisissez Edition - Préférences - Internet, cliquez sur le lien "Configurer votre navigateur pour afficher les documents PDF dans un produit Adobe". Vous y trouverez des instructions sur la manière de configurer votre navigateur.
Rapport de situation :
- Après avoir fermé l'écran de traitement en confirmant ou en annulant, l'écran suivant et final de l'assistant UBL apparaît.
- Ici, vous pouvez récupérer le rapport d'état en cliquant sur le bouton "Imprimer le rapport". Ce rapport indique le nombre de documents importés et le nombre de documents d'achat et/ou de vente importés avec succès. Les éventuelles erreurs et/ou avertissements sont également imprimés.
Expert/M Plus:
- Les documents importés peuvent être appelés, consultés, supprimés, imprimés, etc. via le menu Agendas, Achats/Ventes dans Expert/M Plus.
- Si vous appelez un document importé dans la saisie des achats/ventes, vous avez la possibilité d'ouvrir la pièce jointe via le bouton "Ouvrir pièce jointe".
- Tous les documents importés sont stockés dans une archive numérique et sont marqués d'un numéro de document.
- L'archive numérique se trouve à l'emplacement suivant : C:\KluwerData\FinFisc\Office\Dossiers\dossiercode\Epp\InvoiceScan\Purchaseof Sale