Helpcentrum

Handleiding

Accountants

Koppel Go Getter met Expert M

Hoe koppel ik Go Getter met Expert M

In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en Expert M.
Expert M ondersteund vandaag alleen een UBL import.

Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken?:

Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden

De koppeling tot stand brengen:

Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”

Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.

Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).

Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.

De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.

Klik op “Volgende”

Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.

Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.

Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.

De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.

Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.

Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!

Na het aanpassen van de instellingen druk je op “Volgende”
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
Druk op “bewaren”

Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.

Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
Klik op download om de UBL bestanden in zip formaat te downloaden.
Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.

De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door Expert/M gevonden kunnen worden.

Zorg ervoor dat de bestandslocatie waar je de bestanden zet, overeenkomt met de bestandslocatie die in de UBL import wizard van Expert/M staat (zie hieronder).

Hoe open je een zip-bestand?

UBL bestanden importeren in Expert/M

Bestandslocatie:

Open Expert/M. Ga naar “Extra” - “Importeren externe applicaties” - “Import UBL”.
Het venster “Bestandslocatie” zal openen op je scherm.
De wizard toont je eerst een welkomstscherm. Nadat je op “Volgende” klikt, wordt het scherm weergegeven waar je de locatie van het UBL bestand selecteert. Ofwel selecteer je een volledige map (optie Bestandslocatie): alle UBL bestanden die zich in deze map bevinden, zullen worden geïmporteerd. Ofwel kies je één enkel bestand.
Klik op “Volgende”.

Dagboeken:

Het onderstaande scherm zal verschijnen.

Dit scherm laat je toe het boekjaar, de boekhoudperiode, de btw-periode en de dagboeken te bepalen waarin je wilt boeken. De dagboeken die je eerder geconfigureerd hebt en de huidige boekhoud- en btw-periode uit Expert/M Plus zullen hier automatisch voorgesteld worden. Deze kunnen nog gewijzigd worden. Je kunt alle periodes, aankoop- en verkoopdagboeken selecteren die reeds zijn aangemaakt in Expert/M Plus.
Je kunt hier ook kiezen voor de optie Batch processing (verwerking in groep). Hierdoor zal je niet telkens moeten bevestigen in het bevestigingsscherm, maar zullen alle documenten (= de documenten zonder waarschuwingen of fouten) direct worden doorgeboekt (zie verder).
Klik op “Volgende”.

Wanneer je bij de stap op de vorige afbeelding voor “Bestandslocatie” hebt gekozen en dus een map met meerdere documenten gaat importeren, moet je zeker zijn dat al deze documenten met deze instellingen doorgeboekt mogen worden. De keuzes die je in dit scherm maakt, zijn immers definitief eens je de verwerking start.

Verplaatsen bestanden:

Het onderstaande scherm zal verschijnen. Hier kan je bepalen wat je wilt doen met de verwerkte UBL bestanden.

Er is een onderscheid tussen het inlezen bij succes en het inlezen bij fouten. Zowel als de verwerking succesvol was, als wanneer er zich een fout heeft voorgedaan, kan je kiezen tussen de optie om de bestanden te verplaatsen of te laten staan. Bij succesvolle verwerking heb je ook de mogelijkheid om de bestanden te wissen.
Indien je zeker bent van je instellingen kies je voor “Volgende”. Een volgend scherm zal verschijnen waar je bevestigt door op “Start verwerking” te klikken.
Indien je een bestand importeert waarbij de klant/leverancier nog niet bestaat in Expert/M Plus of waarvan het ondernemingsnummer of de naam en adresgegevens niet zijn teruggevonden, dan zal je een overzicht krijgen van de reeds bestaande klanten/leveranciers in Expert/M Plus en zal je moeten kiezen tussen “Creëer nieuwe klant/leverancier” en “Link” (met een bestaande klant/leverancier).
Daarna kom je in het document verwerkingsscherm terecht.

Document verwerkingsscherm:

In het document verwerkingsscherm kan je nog een beperkt aantal aanpassingen maken vooraleer het document wordt doorgestuurd naar de aankopen/verkopen van Expert/M Plus. Je krijgt tevens een preview te zien van de factuur of creditnota in kwestie.
- Wijzigbare velden bij aankopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw-percentage en btw-rooster (hangt af van de grootboekrekening).
- De optie “CN positief boeken” verschijnt bij een aankoop naast het veld “Document soort” indien je een aankoopcreditnota importeert.
- Wijzigbare velden bij verkopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw.

Mogelijke foutmeldingen die op je scherm kunnen verschijnen:

Indien je bij de import van een map met meerdere documenten op “annuleren” klikt, zal de import van het huidige document geannuleerd worden maar ook alle volgende documenten van de selectie zullen daardoor geannuleerd worden. De reeds bevestigde documenten blijven bevestigd en zullen zijn doorgeboekt naar Expert/M Plus. Gebruik bij voorkeur “verwerking in groep” om dit te voorkomen.
Indien het afdrukvoorbeeld (pdf-formaat) bovenop het document verwerkingsscherm wordt geopend i.p.v. naast het document verwerkingsscherm, dan krijg je bij het doorboeken naar Expert/M Plus de melding op het statusrapport dat de pdf al in gebruik is door een andere toepassing. Het document zal in Expert/M Plus opgenomen worden, maar indien je kiest voor “Open bijlage” in de ingave aankopen/verkopen, dan zal er weer een foutmelding zijn.
- Je moet daarom het volgende instellen in Adobe Reader: Kies Bewerken (Edit) –Voorkeuren (Preferences) - Internet, selecteer pdf-weergave in browser (Display PDF in browser) en klik OK.
- Werk je met versie XI van Adobe Reader, dan moet je de volgende weg volgen: Kies Bewerken (Edit) – Voorkeuren (Preferences) – Internet, klik op de link “uw browser configureren zodat pdf-documenten in een Adobe-product worden weergegeven”. Daar vind je de instructies over hoe je browser te configureren.

Statusrapport:

Nadat het verwerkingsscherm wordt afgesloten door te bevestigen of te annuleren, zal het volgende en laatste scherm van de UBL wizard verschijnen.

Hier kan je het statusrapport opvragen door op de knop “Afdrukken rapport” te klikken. Daarin wordt weergegeven hoeveel documenten geïmporteerd werden en hoeveel aan- en/of verkoopdocumenten er succesvol werden geïmporteerd. Eventuele fouten en/of waarschuwingen worden ook afgedrukt.

Expert/M Plus:

De geïmporteerde documenten kan je oproepen, consulteren, verwijderen, afdrukken, ...o.a. via het menu Dagboeken, Aankopen/Verkopen in Expert/M Plus.
Indien je een geïmporteerd document oproept in de ingave van de aan- of verkopen, heb je de mogelijkheid om de bijlage te openen via de knop “Open bijlage”.
Alle geïmporteerde documenten worden opgeslagen in een digitaal archief en worden voorzien van een stempel met documentnummer.
Het digitale archief bevindt zich op de volgende locatie: C:\KluwerData\FinFisc\Office\Dossiers\dossiercode\Epp\InvoiceScan\Purchaseof Sale