Les factures sont lues dans la société active. Dans l'article ci-dessous, nous examinons de plus près le lien entre Go Getteret Zensoft.
De quoi avez-vous besoin pour utiliser cette intégration ?
- Nom du logiciel comptable utilisé par votre comptable
- La fréquence d'envoi des factures
- L'adresse électronique à laquelle les factures doivent être envoyées
Établir le lien :
- Naviguez vers le panneau d'administration
- Cliquez sur la section "intégrations".
- Pour l'intégration UBL, sélectionnez "configurer".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Indiquez ici une date de début (toutes les factures à partir de cette date seront exportées).
- Sous Version UBL, sélectionnez le progiciel comptable adéquat.
La version de l'UBL dépend de la version supportée par le programme de comptabilité dans lequel les UBL doivent être lues. Vous pouvez toujours consulter votre comptable ou les concepteurs du logiciel de comptabilité à ce sujet.
- Cliquez sur "Suivant".
Sur l'écran suivant, vous avez le choix entre une exportation manuelle ou automatique, nous choisissons l'exportation automatique.
Si vous choisissez l'option automatique, vous ne devez plus effectuer ce suivi et votre comptable recevra les factures à chaque période.
- Ajustez la fréquence des exportations. Celle-ci peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Si vous choisissez hebdomadaire ou mensuel, vous pouvez également spécifier le jour où l'exportation doit être effectuée.
La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.
Notez que les déclarations de TVA pour les déclarations mensuelles doivent être effectuées avant le 16, donnez donc à votre comptable le temps de les préparer.
Par exemple, une bonne pratique consiste à exporter le 5 du mois suivant. N'oubliez pas de cocher la case pour que seules les factures du mois précédent soient envoyées !
- Après avoir réglé les paramètres, appuyez sur "suivant".
- La dernière étape consiste à saisir l'adresse électronique à laquelle l'exportation doit être envoyée.
- Appuyez sur "enregistrer"
Si vous avez suivi les étapes correctement, vos factures sortantes seront maintenant automatiquement envoyées à votre comptable.
- Après avoir effectué les étapes précédentes, vous recevrez l'e-mail ci-dessous dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur download pour télécharger les fichiers UBL au format zip.
- Cliquez sur ce fichier pour que les documents soient extraits.
Les UBL dans le fichier zip doivent être placées au bon endroit afin qu'elles puissent être trouvées par Zensoft.
Importer des fichiers UBL dans Zensoft
Importer des factures de vente - paramètres :
- Allez dans "Import" via "Packages" - "Comptabilité" - "Liens ANSI / ASCII".
- Cliquez sur "Importer des factures de vente".
- Il vous sera demandé dans quel journal et dans quelle période comptable les factures doivent être lues.
Les factures sont lues dans la société active.
- Utilisez ensuite le menu pour aller à "Importer" - "Définir par défaut".
- Sélectionnez les paramètres suivants :
- Version : OCR via E-fff
- Autocomplétion doc (réservation) : oui
- Méthode : répertoire par nom
- Répertoire : doit être rempli correctement (suggéré par l'entreprise).
- Les autres données sont déjà correctement proposées.
Importer les factures de vente :
- Dans le menu, allez dans "Importation" et cliquez sur "Lire les factures de vente".
- Les factures sont lues dans la période sélectionnée.
Les fichiers lus sont déplacés vers un dossier de sauvegarde afin d'éviter les lectures multiples accidentelles.
- Si des documents ont été lus avec une date de document qui n'appartient pas à la période sélectionnée, vous recevrez un message après la lecture. Ce message sert uniquement d'avertissement.
- Si vous ne souhaitez pas réserver ces documents, vous pouvez les rechercher en utilisant l'écran de sélection et en saisissant une restriction par date. Vous pouvez ensuite supprimer les documents manuellement.
- Allez maintenant dans le menu "Importation" et cliquez sur "Contrôler les factures de vente".
- Après le contrôle, les différentes factures prêtes reçoivent un statut spécifique et un rapport de contrôle est également imprimé avec les différents messages d'erreur.
- Contrôlez la facture. Si la facture contient des lignes erronées, vous pouvez les supprimer soit en les supprimant une à une, soit en les supprimant "ensemble". Pour ce faire, allez dans le menu "Options" et cochez "Non coché (ok)". Allez ensuite dans le menu "Importation" et cliquez sur "Supprimer les factures de vente disponibles".
- Vérifiez à nouveau la facture et confirmez l'enregistrement via "Importation" - "Enregistrer les factures de vente".
Comptabiliser les factures de vente :
- Sur l'écran qui apparaît maintenant, toutes les entrées lues seront en rouge, à moins que vous ne travailliez avec un chèque pour un montant minimum.
- Pour passer facilement et rapidement en revue les écritures en rouge une par une, sélectionnez sous "Options" les options pour "Modifier".
- Sélectionnez "Documents d'erreur uniquement". Le choix entre "haut" et "bas" dépend de la ligne déjà sélectionnée dans votre navigateur.
- Pour confirmer la réservation, cliquez sur "OK" ou appuyez sur la touche F12.
- L'entrée suivante à vérifier s'ouvre automatiquement. Cela ouvrira également le pdf, si ce paramètre a été indiqué dans le journal.
Importer des factures d'achat :
- L'importation des factures d'achat fonctionne de manière analogue à l'importation des factures de vente.
- L'importation se fait via "Packages" - "Comptabilité" - "Liens ANSI / ASCII" - "Importer".
- Vous trouverez ci-dessous "Importer des factures d'achat".
Là encore, les factures sont lues dans la société active.