Hoe koppel ik Go Getter met Zensoft
In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en Zensoft.
Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken?:
-
Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
-
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
-
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden
De koppeling tot stand brengen:
-
Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
-
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”
-
Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.
-
Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).
-
Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.
De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.
-
Klik op “Volgende”
Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.
Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.
-
Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
-
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.
De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.
Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.
Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!
-
Na het aanpassen van de instellingen druk je op “Volgende”
-
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
-
Druk op “bewaren”
Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.
-
Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
-
Klik op download om de UBL-bestanden in zip formaat te downloaden.
-
Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.
De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door Zensoft gevonden kunnen worden.
UBL-bestanden importeren in Zensoft
Importeren verkoopfacturen - instellingen:
- Ga via "Paketten" - "Boekhouding" - "ANSI / ASCII koppelingen" naar "Import".
- Klik op "Import verkoopfacturen".
- Er zal gevraagd worden in welk dagboek en in welke boekhoudkundige periode de facturen moeten ingelezen worden.
De facturen worden ingelezen in het bedrijf dat actief is.
- Vervolgens ga je via het menu naar "Import" - "Instellen default".
- Selecteer volgende instellingen:
- Versie: OCR via E-fff
- Auto aanvullen doc (boeking): ja
- Methode: directory volgens naam
- Directory: zou correct ingevuld moeten staan (voorstel via het bedrijf).
- De andere gegevens worden reeds correct voorgesteld.
Import verkoopfacturen:
- Ga in het menu naar "Import" en klik op "Inlezen verkoopfacturen".
- De facturen worden ingelezen in de gekozen periode.
Ingelezen bestanden worden verplaatst naar een backup map om te vermijden dat ze per ongeluk meerdere keren ingelezen worden.
- Indien er documenten ingelezen werden met een document datum die niet behoort tot de gekozen periode, krijg je een melding na het inlezen. Deze melding dient enkel als waarschuwing.
- Indien je deze documenten niet wenst te boeken, kan je de documenten opzoeken door gebruik te maken van het selectiescherm en daar een beperking op datum in te geven. Nadien kan je de documenten manueel wissen.
- Ga nu in het menu naar "Import" en klik op "Controle verkoopfacturen".
- Na de controle krijgen de verschillende klaarstaande facturen een specifieke status en er wordt ook een controlerapport afgedrukt met de verschillende foutmeldingen.
- Controleer de factuur. Indien de factuur foutieve lijnen bevat, kan je deze schrappen door ze oftewel één voor één te wissen of door ze "samen" te wissen. Ga hiervoor naar het menupunt “Opties" en vink "Gecontroleerd (ok)” niet aan. Vervolgens ga je opnieuw via het menupunt naar "Import" en klik je op "Wissen beschikbare verkoopfacturen".
- Controleer de factuur opnieuw en bevestig de boeking via "Import" - "Boeken verkoopfacturen".
Inboeken verkoopfacturen:
- Op het scherm dat nu verschijnt zullen alle ingelezen boekingen in het rood staan, tenzij je werkt met een controle op minimum bedrag.
- Om eenvoudig en snel één voor één de boekingen die in het rood staan te overlopen, selecteer je onder "Opties" Selecteer opties voor 'Wijzigen'.
- Selecteer "Enkel foutieve documenten". De keuze tussen "omhoog" of "omlaag" is afhankelijk van de reeds geselecteerde lijn in je browser.
- Om de boeking te bevestigen klik je op "OK" of druk je de F12 toets in.
- De volgende boeking die gecontroleerd moet worden, opent automatisch. Hierbij zal ook de pdf geopend worden, indien deze parameter werd aangeduid bij het dagboek.
Import aankoopfacturen:
- Het importeren van aankoopfacturen werkt analoog aan het importeren van verkoopfacturen.
- De import verloopt via "Pakketten" – "Boekhouding" – "ANSI / ASCII koppelingen" – "Import".
- Hieronder vind je “Import aankoopfacturen” terug.
Ook hier worden de facturen ingelezen in het bedrijf dat actief is.