Hoe koppel ik Go Getter met WinAuditor
In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en WinAuditor.
Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken?:
-
Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
-
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
-
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden
De koppeling tot stand brengen:
-
Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
-
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”
-
Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.
-
Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).
-
Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.
De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.
-
Klik op “Volgende”
Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.
Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.
-
Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
-
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.
De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.
Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.
Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!
-
Na het aanpassen van de instellingen druk je op “Volgende”
-
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
-
Druk op “bewaren”
Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.
-
Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
-
Klik op download om de UBL-bestanden in zip formaat te downloaden.
-
Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.
De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door WinAuditor gevonden kunnen worden.
UBL-bestanden importeren in WinAuditor
Importeer een UBL-bestand vanuit je computer via drag and drop:
- Ga naar het home-scherm van WinAuditor en sleep de UBL-bestanden, vanuit de locatie waar je ze in de vorige stap hebt opgeslagen in de Verkenner, naar het WinAuditor scherm. Op de moment dat u deze handeling uitvoert, zullen er inboxen verschijnen.
- Plaats de documenten in de correcte inbox (Aankopen / Verkopen / Bonnetjes).
- Vervolgens zal het systeem aangeven hoeveel documenten er geïmporteerd zijn.
- Kies nu uit:
- Voorcodering : Je hebt de mogelijkheid om de automatisch ingevulde gegevens te bevestigen om de boeking achteraf te vergemakkelijken.
- Zien : Deze optie stuurt je rechtstreeks naar het beheer van de bijlagen.
- Andere bijlagen importeren : Hiermee kan je aanvullende documenten importeren.
- Ga via "Bijlagen" naar "In afwachting".
- Selecteer de inbox die overeenkomt met het type document (Aankoop/Verkoop) dat je wilt importeren door op de '+' te klikken.
- Vervolgens kan je kiezen om naar de facturen op je harde schijf te zoeken met behulp van de verkenner of om de facturen rechtstreeks in de gewenste inbox te slepen.
- De documenten zijn nu beschikbaar voor voorcodering en zijn terug te vinden onder "Documenten in afwachting".