Dans l'article ci-dessous, nous examinons de plus près le lien entre Go Getter et BoCount Dynamics.
De quoi avez-vous besoin pour utiliser cette intégration ?
- Nom du logiciel comptable utilisé par votre comptable
- La fréquence d'envoi des factures
- L'adresse électronique à laquelle les factures doivent être envoyées
Établir le lien :
- Naviguez vers le panneau d'administration
- Cliquez sur la section "intégrations".
- Pour l'intégration UBL, sélectionnez "configurer".
- L'écran ci-dessous s'affiche.
- Indiquez ici une date de début (toutes les factures à partir de cette date seront exportées).
- Sous Version UBL, sélectionnez le progiciel comptable adéquat.
La version de l'UBL dépend de la version supportée par le programme de comptabilité dans lequel les UBL doivent être lues. Vous pouvez toujours consulter votre comptable ou les concepteurs du logiciel de comptabilité à ce sujet.
- Cliquez sur "Suivant".
Sur l'écran suivant, vous avez le choix entre une exportation manuelle ou automatique, nous choisissons l'exportation automatique.
Si vous choisissez l'option automatique, vous ne devez plus effectuer ce suivi et votre comptable recevra les factures à chaque période.
- Ajustez la fréquence des exportations. Celle-ci peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Si vous choisissez hebdomadaire ou mensuel, vous pouvez également spécifier le jour où l'exportation doit être effectuée.
La plupart des clients optent pour une exportation mensuelle quelques jours après le début du mois. Cela donne le temps d'effectuer un contrôle, à la fois par vous et par le comptable.
Notez que les déclarations de TVA pour les déclarations mensuelles doivent être effectuées avant le 16, donnez donc à votre comptable le temps de les préparer.
Par exemple, une bonne pratique consiste à exporter le 5 du mois suivant. N'oubliez pas de cocher la case pour que seules les factures du mois précédent soient envoyées !
- Après avoir réglé les paramètres, appuyez sur "suivant".
- La dernière étape consiste à saisir l'adresse électronique à laquelle l'exportation doit être envoyée.
- Appuyez sur "enregistrer"
Si vous avez suivi les étapes correctement, vos factures sortantes seront maintenant automatiquement envoyées à votre comptable.
- Après avoir effectué les étapes précédentes, vous recevrez l'e-mail ci-dessous dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur download pour télécharger les fichiers UBL au format zip.
- Cliquez sur ce fichier pour que les documents soient extraits.
Les UBL dans le fichier zip doivent être placées au bon endroit afin qu'elles puissent être trouvées par BoCount Dynamics.
Importation de fichiers UBL dans BoCount Dynamics
Importer un document:
- Si vous êtes comptable et que vous utilisez BoCount Dynamics, il est possible d'importer dans le système les factures électroniques que vous recevez de vos clients.
- Le fichier xml que vous avez reçu sera transféré dans une table de la base de données de BoCount Dynamics lors de l'importation. Vous trouverez le fichier sous "Prêt à importer".
- Le fichier n'est pas encore dans le système BoCount Dynamics. Pour ce faire, cliquez sur "Importer des fichiers". Les documents sont maintenant importés un par un.
La rubrique "Fichiers avec erreur" contient des documents qui n'ont pas pu être traités correctement. Ces fichiers doivent être vérifiés. Pour plus d'informations, cliquez ici.
Plusieurs actions se produisent pendant l'importation, notamment la division ou la fusion automatique des documents. En outre, lors de l'importation, le système tente de déterminer la source correcte et d'appliquer la reconnaissance initiale si possible.
Traiter les documents :
- Après une importation réussie, vous trouverez les fichiers dans le "Dossier d'archives" sous "Prêt à traiter". Tous les documents qui ont déjà été enregistrés sont également répertoriés ici.
- Cliquez sur "Prêt à traiter". Une liste de tous les documents s'ouvre alors.
- Sur cet écran, tous les documents non traités sont affichés.
- Sur le côté gauche, l'onglet supérieur contient une liste de tous les documents non traités. En dessous, les champs d'en-tête du document sélectionné sont affichés. En dessous encore, tous les commentaires relatifs au document sélectionné sont affichés.
- Dans la partie droite, le document sélectionné est affiché visuellement. À partir de cet écran, les contrôles peuvent être lancés, en traitant le premier document d'un fournisseur, puis les documents suivants du même fournisseur.
- Une liste de documents, comme indiqué ci-dessus, contient par défaut les colonnes suivantes :
