Hoe koppel ik Go Getter met BoCount Dynamics
In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en BoCount Dynamics.
Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken?:
-
Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
-
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
-
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden
De koppeling tot stand brengen:
-
Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
-
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”
-
Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.
-
Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).
-
Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.
De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.
-
Klik op “Volgende”
Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.
Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.
-
Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
-
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.
De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.
Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.
Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!
-
Na het aanpassen van de instellingen druk je op “Volgende”
-
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
-
Druk op “bewaren”
Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.
-
Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
-
Klik op download om de UBL-bestanden in zip formaat te downloaden.
-
Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.
De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door BoCount Dynamics gevonden kunnen worden.
- Indien je als boekhouder gebruik maakt van BoCount Dynamics is het mogelijk om de elektronische facturen, die je van je klanten ontvangt, te importeren in het systeem.
- Het xml-bestand dat je hebt ontvangen, zal bij het importeren worden overgezet naar een tabel in de database van BoCount Dynamics. Je vindt het bestand terug onder "Klaar om te importeren".
- Het bestand zit op dit moment nog niet in het systeem van BoCount Dynamics. Hiervoor klik je op "Importeer bestanden". De documenten worden nu één per één geïmporteerd.
"Bestanden met fout" bevat documenten die niet correct verwerkt konden worden. Deze bestanden dienen nagekeken te worden. Voor meer informatie, klik hier.
Tijdens het importeren gebeuren verschillende acties, waaronder het automatisch splitsen of samenvoegen van documenten. Ook probeert het systeem tijdens de import de juiste bron te bepalen en indien mogelijk een eerste herkenning toe te passen.
Documenten verwerken:
- Na een succesvolle import, vind je de bestanden terug in de "Archive-map" onder "Klaar om te verwerken". Hier staan ook alle documenten die reeds geregistreerd werden.
- Klik op "Klaar om te verwerken". Een lijst met alle documenten wordt nu geopend.
- Op dit scherm worden alle nog niet-verwerkte documenten weergegeven.
- Aan de linkerkant bevat het bovenste tabblad een lijst van alle nog niet-verwerkte documenten. Daaronder worden de kopvelden getoond van het geselecteerde document. Daar nog eens onder worden eventuele opmerkingen weergegeven met betrekking tot het geselecteerde document.
- Aan de rechterkant wordt het geselecteerde document visueel weergegeven. Vanuit dit scherm kan gestart worden met de controles, de verwerking van het eerste document van een leverancier en vervolgens de verwerking van volgende documenten van diezelfde leverancier.
- Een documentlijst, zoals hierboven genoemd, bevat standaard de volgende kolommen:
