Veelgestelde Vragen
      Terug naar start
      1. Helpcentrum
      2. Veelgestelde Vragen

      Waarom komt mijn e-mail in de spambox terecht van de ontvanger?

      Wanneer je een e-mail verstuurt naar een ander e-mailadres, wordt de inhoud eerst gefilterd voordat het in de inbox van de ontvanger terechtkomt. Soms kan het gebeuren dat jouw e-mail onterecht als spam wordt gemarkeerd. We zetten hier de belangrijkste redenen voor op een rij, zodat je weet waar je op moet letten om dit te voorkomen. Hoewel sommige delen van de uitleg technisch kan zijn, kan je IT-verantwoordelijke hier ongetwijfeld mee aan de slag. Als je nog hulp nodig hebt, neem gerust contact met ons op met je vragen.

       
       

      Technische configuratie: 

      • SPF-record:
        Een SPF-record wordt gebruikt om te controleren of je echt toestemming hebt om e-mails te versturen vanaf een specifiek domein. In dit SPF-record kunnen zowel IPv4- als IPv6-adressen van geautoriseerde servers worden opgenomen.

        Zorg dus zeker dat het IP-adres van onze server (hieronder) toegevoegd is aan een SPF-record:
        57.128.110.165

      Hieronder een voorbeeld van een correcte configuratie (groen) en een slechte (rood).

      Controleer uw eigen domein hier:

      https://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx

      Deze configuratie en analyse wordt best uitgevoerd door uw IT-specialist

      Hieronder een voorbeeld van een correcte configuratie (groen) en een slechte (rood).

      Laat de IT-knobbel van de organisatie ook het volgende nakijken:

      • DMARC beleid ingeschakeld
      • SMTP (geen open relay)
      • DNS-records in orde 

       Als deze e-mail authenticatiemethoden correct ingesteld zijn, verhoogt het de legitimiteit van de verzonden e-mails.

       Nog interessante koppelingen om te bekijken: 

       

      Troubleshooting

       Troubleshouting is een methode waarbij het systeem getest wordt op mogelijke defecte processen. In dit geval zijn er twee basis testen die je kan uitvoeren:
      • Probeer dezelfde e-mail naar een ander adres te sturen, bij voorkeur van een ander domein.  Indien de mail aankomt, dan zal het probleem waarschijnlijk bij de ontvanger liggen. Indien de mail niet aankomt, ligt het probleem waarschijnlijk bij uzelf.
      • Controleer de gezondheid van je eigen e-mailadres en domein op MXToolbox. Controleer eveneens die van de ontvanger!


      Je kan altijd een email sturen naar ping@tools.mxtoolbox.com. Dan wordt je e-mail meteen gecontroleerd op "spamgevoeligheid", en krijg je een gedetailleerd rapport terug.

      Dit rapport is dan weer handig voor je IT specialist.

       
       

      Spamgevoelige woorden: Inhoud en opmaak

      • Een spamfilter controleert de inhoud en het onderwerp van een e-mail op woorden die geassocieerd worden met spam. Sommige spamfilters zijn erg streng ingesteld. Als jouw e-mail als spam wordt gemarkeerd, verwijder je best deze spamgevoelige woorden uit de mail. Verzend de e-mail vervolgens opnieuw en het vergroot de kans op het bereiken van de ontvanger.
      • Voorbeelden van spamgevoelige woorden, die je best vermijdt zijn onder andere:
        • De woorden prijs, gratis, free, win, korting, aanbieding,...
        • De zinnen: "sta versteld", "je inkomen", "afhankelijk van kredietgoedkeuring", "verdien xxxx per week", "cheque of postwissel", "uitprinten en faxen", "bel nu", "nu handelen", "gratis proef", "ontmoet singles", enz.
        • Hoofdletters: Het schrijven in hoofdletters
        • Leestekens: Overmatig gebruik van ...., !!! en ???
        • Links: Overmatig gebruik van koppelingen; lange URL's etc.
        • Symbolen: Overmatig gebruik van $$, %, en andere symbolen.

       

       

      E-mailadres

      Het kan voorkomen dat je e-mailadres als spamgevoelig wordt beschouwd. Een e-mailadres met een combinatie van cijfers en letters kan soms als onbetrouwbaar worden gezien. Zorg er daarom voor dat je e-mailadres niet te veel speciale tekens bevat.

      Het e-mailadres van de ontvanger kan trouwens ook vaak spamgevoelig zijn.

      Bijvoorbeeld info@ zijn per definitie mailboxen die vaak het slachtoffer zijn van Spam, en daarom kan je beter mailen naar een persoon of afdeling, i.p.v zo'n algemeen emailadres.

       

       

       

      Opmaak van de e-mail

      De balans tussen tekst en afbeeldingen in een e-mail is van groot belang. Een overvloed aan afbeeldingen in een commercieel bericht valt direct op. Wanneer er weinig tekst aanwezig is, kan dit snel leiden tot een lagere beoordeling. Vermijd ook het gebruik van javascripts, Flash of gekleurde woorden in je bericht.

       
       

      E-mailserver

      Een e-mailserver die veel spamberichten heeft verstuurd, kan op een zwarte lijst van providers terechtkomen. Hierdoor zullen alle e-mails die via die e-mailserver worden verzonden, direct als spam worden gezien. Het verwarrende is dat dit niet voor alle providers geldt, waardoor het onduidelijk is waarom de ene ontvanger de e-mail wel ontvangt en de andere niet. 
      Om te controleren of jou e-mail op zo'n zwarte lijst staat kan je MXToolbox raadplegen.
       

      Aantal berichten per uur

      Er geldt vaak een limiet voor het aantal e-mails dat een webhosting server per uur kan versturen, bijvoorbeeld 1000 berichten per hostingpakket. Als je deze limiet overschrijdt, kan het gebeuren dat de host stopt met het verzenden van je e-mails, waardoor ze niet bij de ontvanger aankomen. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden om ervoor te zorgen dat je e-mails succesvol worden afgeleverd.

       

       

      Configureer je server

      Om e-mails te kunnen versturen, moet het IP-adres van de afzender een geldige reverse DNS-lookup hebben. Dit wordt bereikt door het gebruik van een PTR-record, ook wel bekend als een pointer record. Waar een A-record een hostnaam omzet naar een IP-adres, zorgt een PTR-record ervoor dat een IP-adres wordt omgezet naar een hostnaam die weer terugverwijst naar het IP-adres van de server.

       
       

       

      Social media of webshops

      Wanneer je jouw zakelijke e-mailadres koppelt aan sociale media of webshops, bestaat de mogelijkheid dat jouw e-mailadres wordt doorverkocht aan derden. Hierdoor kan jouw e-mailadres onjuist worden gebruikt en als spam worden beschouwd.

       
       

       

      Spamfilters ontvanger

      De ontvanger van jouw mail heeft natuurlijk steeds de optie om een bericht als spam te markeren. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de verzender van de mail, u in dit geval.

       
      We hopen dat u met deze informatie een beter inzicht hebt gekregen in de werking van spam folders in inboxen. Door deze richtlijnen te volgen, verklein je de kans dat je e-mails als spam worden gemarkeerd en zorg je voor een succesvolle aflevering van je berichten.
       
       

       

      Gebruik bijlage in plaats van document link in e-mail

       
      Onze e-mail templates bevatten een link zodat uw klant zijn document kan downloaden. Via deze link weten we dan ook of uw klant het document heeft geopend.  Dit wordt echter soms door spamfilters opgevangen en zo wordt uw e-mail als spam aanzien.
       
       
       

      Indien u nog meer vragen hebt kan u altijd contact opnemen met: support@gogettersoftware.com