Hoe koppel ik Go Getter met Briljant
In onderstaand artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen Go Getter en Briljant.
Briljant ondersteund vandaag alleen UBL import.
Wat heb je nodig om deze integratie te gebruiken? :
-
Naam van het boekhoudpakket dat je boekhouder gebruikt
-
De frequentie waarop de facturen verzonden moeten worden
-
Het e-mail adres waar de facturen naar verzonden moeten worden
De koppeling tot stand brengen:
-
Navigeer naar het admin paneel en klik op het onderdeel “integraties”
-
Selecteer bij de UBL integratie “configureer”
-
Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.
-
Vul hier een begindatum in (alle facturen vanaf deze datum worden geëxporteerd).
-
Selecteer bij UBL-versie het correct boekhoudpakket.
De UBL-versie is afhankelijk van welke versie ondersteund wordt door het boekhoudprogramma waar de UBL's ingelezen moeten worden. Je kan hiervoor steeds ten rade bij je boekhouder, of de makers van het boekhoudprogramma.
-
Klik op “Volgende”.
Je hebt op het volgende scherm de keuze tussen een handmatige of automatische export, wij kiezen voor automatisch.
Als je automatisch selecteert dan hoef je dit niet meer op te volgen, en krijgt je accountant elke periode de facturen toegestuurd.
-
Pas de frequentie van de export aan. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.
-
Indien je wekelijks of maandelijks kiest, kan je ook aangeven op welke dag de export dient te gebeuren.
De meeste klanten kiezen voor een maandelijkse export, enkele dagen nadat de nieuwe maand gestart is. Dit geeft tijd voor een controle moment, zowel door u als door de boekhouder.
Let erop dat de BTW aangifte voor maandelijkse aangiftes, dienen te gebeuren voor de 16de, geef je boekhouder dus de tijd om dit voor te bereiden.
Een goede praktijk is bijvoorbeeld exporteren op de 5de dag van de volgende maand. Vergeet je vinkje niet zodat hij enkel de facturen van de vorige maand verstuurd!
-
Na het aanpassen van de instellingen druk je op “volgende”
-
Vul als laatste stap het e-mail adres in waar de export naar gestuurd mag worden.
-
Druk op “bewaren”
Indien je de stappen correct hebt gevolgd zullen jouw uitgaande facturen vanaf nu automatisch aan je boekhouder bezorgd worden.
- Na het uitvoeren van de vorige stappen zal je onderstaande e-mail in de inbox ontvangen.
- Klik op download om de UBL bestanden in zip formaat te downloaden.
-
Klik op deze file opdat de documenten worden uitgepakt.
De UBL's in het zip-bestand dienen op de juiste plaats gezet te worden zodat deze door Briljant gevonden kunnen worden.
Zorg ervoor dat de bestandslocatie waar je de bestanden zet, overeenkomt met de bestandslocatie die in de UBL import van Briljant staat (zie hieronder).
UBL-bestanden importeren in Briljant
-
Open Briljant. Ga naar “Ingeven” - “Aankoop-/Verkoopfacturen” van het betreffende dagboek.
-
Klik eenmaal op de rechtermuisknop en kies voor “Inlezen elektronische facturen”. Je kan ook CTRL + F7 gebruiken.
-
Ga naar de locatie waar je het UBL-bestand van je leverancier/klant hebt bewaard. Selecteer het bestand dat je wenst te importeren.
-
Indien het programma de betreffende leverancier/klant niet vindt in de leveranciers-/klantenlijst van Briljant, verschijnt onderstaand scherm.
-
Je kan kiezen om de leverancier/klant aan te maken of je kan naar het leveranciers-/klantenscherm gaan om de juiste leverancier/klant te selecteren.
- Het detail van de factuur wordt nu getoond.
- Indien nodig, kan je nu de grootboekrekening aanvullen en daarna de factuur bewaren met F5. Ook heb je de mogelijkheid om de grootboekrekening aan te passen.
De volgende keer dat je een UBL-bestand importeert, zal het programma rekening houden met de aanpassingen die je eventueel hebt gemaakt.
- Je kan ook meerdere facturen tegelijkertijd importeren. Selecteer al de facturen die je wil importeren en klik op Shift of CTRL.
- Indien je, tijdens het importeren van meerdere documenten, het inlezen van de facturen wil annuleren of over wil gaan naar de volgende factuur, klik je op de rechtermuisknop. Bijvoorbeeld wanneer je voor een bepaald document nog iets wenst na te kijken.
- Je kan de UBL-bestanden van je leverancier/klant ook vanuit je Windows verkenner naar het aankoop-/verkoopdagboek slepen, maar dan dien je dit wel factuur per factuur te doen. Het is nog niet mogelijk om een selectie van meerdere documenten naar je Briljant account te slepen.
Indien er een grootboekrekening wordt gebruikt die analytisch staat ingesteld, zal het programma tijdens het importeren vragen om de analytische uitsplitsing mee te geven.
Verwerking:
-
In je Briljant account kan je nu de geïmporteerde documenten oproepen, verwijderen, afdrukken, ... Dit doe je via Dagboeken, Aankopen of Verkopen.
- Indien je een geïmporteerd document oproept via Ingeven, Aankoop- of Verkoopfacturen, kan je de bijlage openen via "Documenten" of door CTRL + Shift + D te gebruiken. Let wel op: deze functie is enkel beschikbaar wanneer je beschikt over de module "Documentarchivering" van Briljant.
- Alle geïmporteerde documenten worden opgeslagen in een digitaal archief en worden voorzien van een stempel met documentnummer.
- Om het digitaal archief terug te vinden, ga je naar:
- Aankoopfacturen: C:\KluwerData\FinFisc\Office\dossiers\9999999\DOCUMENT\BBH\FLEV2013\AK
- Verkoopfacturen:
C:\KluwerData\FinFisc\Office\dossiers\9999999\DOCUMENT\BBH\FKLA2013\VK
- Het programma zal automatisch de grootboekrekeningen voorstellen die staan ingevuld bij Instellingen - Basisbestanden (tabblad Kluwer Exchange: link rek.). Je kan deze grootboekrekening altijd aanpassen per leverancier, per klant en per product.
De volgende keer dat je opnieuw gaat importeren zal het programma rekening houden met de eventuele aanpassingen die je hier hebt aangebracht.
- Je kan ook de relaties van leveranciers en klanten aanpassen. Ga hiervoor naar Instellingen - Basisbestanden (tabblad Kluwer Exchange: link kla/lev).
