Koppel GoGetter met Ponto of Codabox en laat je facturen automatisch afpunten!
Voor meer informatie over Codabox klik hier.
Voor meer informatie over Ponto klik hier.
Hoe worden binnenkomende betalingen gekoppeld?
In GoGetter worden betalingen, zowel inkomende als uitgaande gelden, gekoppeld aan facturen (aan- en verkoopfacturen) op basis informatie die met de betaling wordt meegegeven.
Als het bedrag positief is, dan wordt de betaling met een verkoopfactuur gelinkt. Betreft het een negatieve betaling, dan wordt de link gezocht met een uitgave of aankoopfactuur.
Probeer uw klanten zo goed mogelijk te overtuigen om de gestructureerde mededeling te gebruiken. Deze code is uniek, en zal met 100% zekerheid gekoppeld worden aan het juiste document.
→ Een extra voetnoot op je factuurlay-out.
→ Een extra kleurtje voor de gestructureerde mededeling?
Neem gerust contact op met onze customer succes afdeling om dit te bespreken!
Als er toch klanten zijn die de gestructureerde mededeling vergeten, dan zijn er nog enkele alternatieve methodes die we gebruiken om facturen automatisch af te punten:
- Als klanten het factuurnummer vermelden als vrije mededeling in de betaling, dan wordt de betaling ook gekoppeld.
- Geeft de klant geen "nuttige" referentie mee, dan gaan we ook controleren of het IBAN-nummer bekend is bij de onbetaalde facturen. Indien dat zo is, moet het bedrag van de betaling exact overeenkomen met de factuur, op die manier zijn we zeker dat het een correcte match is.
- Als laatste poging gaan we het adres en de naam van de betaling opzoeken in de onbetaalde facturen lijst. Vinden we daar een exacte match, dan wordt opnieuw het bedrag vergeleken.
Is dit opnieuw een match, gaan we de factuur alsnog afboeken.
Indien een van deze methodes een koppeling brengt, dan wordt de betaling dus gekoppeld aan de factuur, en zal je deze terugvinden in de betalingshistoriek. (inkomsten of uitgaven)
Indien geen van deze methodes een link geeft, dan wordt de betaling in het bankboek gezet, en dien je de betaling manueel te linken.
Wat zijn de beperkingen van dit systeem?
- Banktransacties die niets te maken hebben met een openstaande factuur kunnen uiteraard niet gemapt worden. Het betalingssysteem van GoGetter heeft als doel het afpunten van facturen, en mag niet vergeleken worden met betalingen voor een boekhouding.
Je hebt altijd de optie om niet-relevante betalingen te verwijderen via het bankboek!
- Banktransacties die meerdere facturen in 1 keer moeten betalen, gaan we niet automatisch verwerken. Hier is teveel interpretatie mogelijk, en we willen niet verkeerdelijk documenten afboeken. Vraag je klanten om elke factuur afzonderlijk te betalen, liefst met gestructureerde mededeling. Betalingen met 2 factuurreferenties worden in het bankboek gezet, en kunnen manueel gekoppeld worden.
- De lengte van het factuurnummer moet minstens 5 tekens zijn om de foutmarge tot een minimum te herleiden!